Van Excel naar online urenregistratie binnen de transportsector

Online urenregistratie transportsector binnen het CAO Platform

Wat in 2007 begon als een eenvoudige Excel-oplossing voor urenregistratie en verblijfskostenvergoeding binnen de transportsector, groeit inmiddels stap voor stap uit tot het online CAO Platform voor urenregistratie, cao-berekeningen en vergoedingen.

Waarschijnlijk herkennen veel transportbedrijven dit wel. In het begin werkt een eenvoudige Excel-oplossing meestal prima. Naarmate een bedrijf groeit ontstaan echter vaak steeds meer losse bestanden, aanvullende berekeningen en verschillende versies van urenadministratie.

Daardoor kost het controleren van uren, toeslagen en vergoedingen vaak steeds meer tijd. Tegelijkertijd ontstaat sneller verwarring doordat meerdere medewerkers met verschillende bestanden werken.

Meer over de huidige online werkwijze staat in online urenregistratie beroepsgoederenvervoer en op de pagina Urenregistratie.

Waarom steeds meer transportbedrijven online werken

Waar Excel jarenlang een praktische oplossing was, biedt online urenregistratie tegenwoordig voordelen zoals centrale opslag, automatische opslag tijdens het werken en directe beschikbaarheid van gegevens voor werkgever en administratie.

Daarnaast willen steeds meer bedrijven:

Daardoor ontstaat meer overzicht binnen de volledige urenadministratie van chauffeurs en planners.

Van losse Excel-bestanden naar centrale urenadministratie

De eerste versie begon met een eenvoudige Excel Basic calculator voor verblijfskostenvergoeding en urenregistratie. Later volgden uitgebreidere oplossingen voor zowel maandverloning als 4-weken verloning binnen de transportsector.

Rond 2020 ontstond vervolgens Tegader — een uitgebreider systeem voor urenadministratie binnen het beroepsgoederenvervoer.

De naam Tegader komt uit het oudhollands en betekent “tezamen” of “samenbrengen”. Het systeem groeide later verder uit richting online urenregistratie voor de transportsector.

Online urenadministratie ontstaan vanuit praktijkervaring

Ontwikkelaar Jaco Langeveld werkte zelf van 1970 tot 2009 als chauffeur en mobiele kraanmachinist.

Vanuit die praktijk controleerde hij jarenlang loonstroken, urenregistraties en cao-berekeningen. Juist daardoor ontstond uiteindelijk het idee om urenadministratie eenvoudiger, overzichtelijker en betrouwbaarder te maken voor transportbedrijven.

“Door de jaren heen werden de Excel-programma’s steeds groter en ingewikkelder. Tegelijkertijd liepen steeds meer bedrijven tegen beperkingen van Excel aan.”

Online urenregistratie gecombineerd met cao-berekeningen

Binnen het CAO Platform blijven veel schermen en werkwijzen bewust herkenbaar voor bestaande Excel-gebruikers. Daardoor kunnen bedrijven stap voor stap overstappen naar online urenregistratie zonder direct hun volledige administratie te veranderen.

Het platform ondersteunt onder andere:

Meer informatie hierover staat ook op de pagina Tarieven en binnen Ervaringen.

Chauffeursapp gekoppeld aan online urenregistratie

Daarnaast wordt gewerkt aan verdere uitbreidingen zoals chauffeursapps, API-koppelingen en mogelijke samenwerking met andere systemen binnen de transportsector.

De chauffeur hoeft daarbij vaak alleen begin- en eindtijden, pauze en een urencode in te voeren. De chauffeursapp wordt volledig geïntegreerd binnen het totale systeem voor urenregistratie en cao-verwerking.

Tegelijkertijd blijven controle en uiteindelijke verwerking bewust bij werkgever en administratie. Juist die eenvoudige werkwijze blijkt in de praktijk belangrijk.

Stap voor stap overstappen van Excel naar online urenregistratie

De overgang van Excel naar online urenregistratie wordt bewust gefaseerd uitgevoerd. Daardoor kunnen bestaande Excel-gebruikers voorlopig blijven werken zoals zij gewend zijn, terwijl nieuwe gebruikers rustig kennis kunnen maken met het online platform.

Volgens Langeveld ligt de kracht vooral in eenvoud, herkenbaarheid en praktijkgericht werken.

“Het systeem is niet ontstaan vanuit investeerders of grote softwareplannen, maar vanuit echte dagelijkse problemen waar transportbedrijven al jarenlang tegenaan lopen.”

Meer achtergrondinformatie over eerdere Excel-oplossingen en verblijfskostenvergoeding binnen de transportsector staat ook op verblijfskostenvergoeding.nl.

Daarnaast biedt ook de Rijksoverheid informatie over cao-regelingen en arbeidsvoorwaarden.